2010年11月24日 星期三

新的時間管理—「選對速度」去做「重要的事」

新的時間管理「選對速度」去做「重要的事」

傳統的時間管理,追求效率與速度,教你用12小時做完24小時的事。新的時間管理則教你「選對速度」去做「重要的事」,畢竟適者生存,而不是快者生存。

如果要用一種動物形容你的工作態度,你會選擇哪一種?是夜晚還閑不下來的貓頭鷹;在籠子滾輪上不停忙碌的黃金鼠;勤勞任命的蜜蜂或螞蟻;喜歡爭強好勝的狐狸;一心多用同時做好幾件事的兔子;或是老愛弄點事裝忙的公鹿呢?

以上幾種都是努力工作卻沒抓到成功要領的動物。最好的工作態度必須要像熊一樣,隨時保持冷靜沉著,頭腦清醒,用最少力做最有效的事。

1.
停不下來的黃金鼠
熊看似動作緩慢,但必需出手時卻迅如閃電,展現的能量與動力,幾乎沒有其它動物可與之匹敵;但冬季他們會退居到可供庇護的洞穴裡進行冬眠,休養生息。熊懂得掌握時間管理原則,將覓食與休息時間分配得恰到好處,該休息時絕不吝嗇,該主動出擊時絕不手軟,這種工作態度與時間管理,是人類值得學習的物件。

大部分上班族都像滾輪上的黃金鼠般,工作任務太多,無法停下來休息。根據調查,2434歲的國人當中,有近四成經常得犧牲睡眠來換取時間。該做的工作太多,時間永遠不夠用,教導如何變成「效率達人」或「超效能工作」等時間管理的書,經常高居暢銷排行榜前幾名

2.
早期時間管理=速度管理
早期的時間管理,是要用12小時做完24小時的事,講求速度和效率。毫無疑問地,速度曾讓世界變得更好,但現代人太熱衷於速度,不斷加快腳步,希望用更少的時間做更多的事,結果罹患了「時間病」。

3.
快速不是成功的萬靈丹
讓不該加速的事情加速了,就得付出一定的代價。
用速度管理只會徒增員工壓力。雖然壓力增加可以提升員工的行動力,但是也會造成工作的緊張與焦慮。過去工作者忙碌,是為了有更多時間休息,以追求更好的生活品質;但現在速度感卻成為威脅生活的無形殺手。而且,當每個人都被迫快上加快之後,快速的優勢也隨之消失。

4.
慢活:減速活動開跑
加快速度,無法讓你更有優勢,生活與健康也更糟,因此另一種時間管理的聲音悄悄升起,提出所謂「慢活」的主張,鼓吹拋棄「速度的妄想」、「時間競賽的瘟疫」,認為時間管理不等同於「速度」和「匆忙」,不但應該揚棄「以快制慢」的邏輯,甚至發起「後發先至」的減速運動。慢並不是「牛步化」的意義;而是以「和諧的節奏」取代「速度」。因為,每個事物都有其與生俱來的時間或步調,有它自己的tempo giusto(正確的速度)。

5.
適者生存,而非快者生存
瑞士夏福豪森(Schaffhausen)國際鐘錶製造公司聯合會(IWC),提出一個新的名詞「Slobbies」,是指「動作慢,但做得好」(慢工出細活)的人,他們不把速度當成唯一的績效指針,而用緩慢來贏得更高的生產力與創造力,該快的時候快,該慢的時候慢,在工作和休閒兩端,用正確的速度追求平衡的人生。
然而該怎麼做,才不會匆忙的像無頭蒼蠅呢?像熊看齊,學習他們的鎮靜、沉著與力量,想清楚自己要過什麼生活,做正確且重要的事,並把剩下的時間拿來休閒。

Step 1
:目標清楚,全神貫注
新式時間管理第一步為,先問自己想成為怎樣的人?想像一下自己生命的終點,然後自問,如果能夠再活一次我想……。把想到的答案寫下來,就會發現自己因為蹉跎而沒有做的事。

人的一生都有時間不夠的問題,他說「我們無法管理時間!但我們可以選擇是否要從事有價值、有意義的事情。需要管理的不是時間,而是我們自己。尤其需要學習如何對事情全神貫注,以及如何全力以赴。」

保持專注是克服所有問題的關鍵。一天的時間對每個人都是公平的24小時,但是一個有專注力的工作者,接到任務會先設定目標,把事情依輕重緩急分配好,把書桌整理乾淨,關上門,不接電話,用數小時專心地完成任務。他們很清楚,如果自我時間管理不佳,那麼只有被別人管理的份了。


Step2
:做正確且重要的事
當你排列工作的優先順序時,重點不在於「效率」,而在於「有效性」;前者是指「最快速度把事情做好」,後者是指「去做對的事情」。

一位從IBM轉到奇異(GE)的工程師說,以前在IBM加班是常態,後來到奇異若沒準時下,主管會特別來關切加班原因。「上班時間若無法把分內工作做完,若不是代表笨,就是效率不佳!」這位工程師說,主管這番話,讓他的時間管理改觀。他說,若一個人堅持絕不加班,自然會將工作優先順序排列出來。時間管理重點在如何分配自己的時間。能力強的人,懂得思考計畫、找對方向,從最重要的事情動工,因為走得多快是一回事,走對方向才是最重要的。

這跟經濟學家帕瑞圖(Vilfredo Pareto)所說,辛苦工作沒有用,聰明工作才重要的意思是一樣的。帕瑞圖提出80/20法則。意思是把20%的時間精力,投注在可以獲得80%總成果的事情上,如此80%的成就,只需要花20%的時間,其餘就是休閒時間。


Step3
:學會說不,保護時間
有了生活目標,也區分出正確且重要的事後,工作者若仍然時間不夠,那就必須學會拒絕別人無理的要求。很多工作者不懂得拒絕別人,以致無法專心在工作上。

Google
全球副總裁李開復認為,一個優秀的工作者,必然同時也是有時間管理概念的人,能夠分輕重緩急,高效利用時間,並學會說不,保護自己的時間。李開複以過去在微軟和他共事的潘正磊為例,做為微軟總部產品部門晉升最快的經理,潘正磊在職場扶搖直上,成功之道就是「保護時間」。

趕走佔用時間的不速之客,可以保護自己的時間來做「重要事」。當你發現時間被別人竊取,請告訴你的夥伴、上司和同事,你認為最重要的事,以及你最在意的事,捍衛自己的時間權。

李開復建議可以說這樣說:「今天對我來說特別重要。如果我的專案無法在下班前有進展,會對整個小組或部門造成極嚴重的困擾。」一旦同事聽見你這麼說,相信沒有人膽敢打擾你。

新式時間管理=人生經營
事實上,新式時間管理,就是一種自我管理,著重于「人生經營」,給重要的事多些時間,在健康的身體、成功的事業、愉悅的人際關係和生命的意義這四方面,尋求最佳的平衡點。

上班族不要瞎忙。「忙」這個字等於「心」加上死亡的「亡」,所以忙的時候,人的心是死的。每個人一天都只有24小時,必須選擇從事有價值、有意義的事情。 

HEMiDEMi Technorati Del.icio.us MyShare個人書籤 Yahoo

0 意見: